Nous recherchons un candidat maîtrisant parfaitement l'anglais et le français. Ce poste consiste à fournir un excellent soutien et des services administratifs afin d'assurer une communication fluide et rapide, le bon déroulement des réunions et le soutien logistique des événements, dans le but d'établir de solides relations avec les clients internes et externes et les principaux intervenants.
Fonctions principales
En collaboration avec le gestionnaire, engagement pancanadien, le coordonnateur est chargé de :
Soutien administratif et coordination
- Administration générale et coordination pour soutenir la communication continue avec les conseils, tables rondes, groupes de travail, groupes spécialisés, etc. gérés par l'équipe d'engagement pancanadien.
- Préparation des ébauches des comptes rendus de décision et des notes de réunion.
- Organisation et coordination de la traduction des documents.
- Mise à jour et maintenance du système de classement interne.
- Mise à jour et maintenance des listes d'adhésion correctes pour les conseils, tables rondes, groupes de travail et groupes spécialisés.
- Veiller à ce que les informations relatives au site web public et réservé aux membres de l'ISAC soient à jour.
- Fournir un soutien pour la planification des réunions/téléconférences, selon les besoins
- Veiller à ce que la correspondance soit traitée en temps utile, conformément aux instructions du responsable de l'engagement pancanadien
- Répondre quotidiennement aux demandes de renseignements des membres et de leur personnel.
Administration, coordination et soutien logistique pour la gestion d'événements
- Participe à la planification et fournit un soutien logistique
- Fournit un soutien à la recherche concernant les lieux, les fournisseurs et autres intervenants externes nécessaires.
- Demande et obtient des devis auprès des fournisseurs nécessaires à l'événement, tels que les lieux de réception et de dîner, traiteurs, location de bus, audiovisuel, interprétation, imprimeries, etc. Prépare des rapports à l'intention du responsable sur la base des propositions reçues.
- Gère le site d'inscription en anglais et en français, examine le contenu et teste le site d'inscription.
Assemble les classeurs électroniques
- Coordonne et assure le suivi du partage d'informations juridictionnelles et des numérisations avec des délais à plusieurs niveaux
- Gère le tableau d'inscription pendant toute la durée des réunions
- Fournit une assistance pour les canaux de collaboration (tels que Zoom, Teams et bien d'autres) selon les besoins
- Analyse les données provenant des évaluations des réunions et prépare les rapports pertinents
- Assure la maintenance continue des référentiels des réunions et des sous-comités/groupes de travail
- Assure la liaison avec le responsable du site web pour le contenu et les documents, si nécessaire.
Gestion de la relation client
• Gère et assure la maintenance régulière du système de gestion de la relation client.
Autres tâches connexes assignées
Compétences clés
Service à la clientèle, établissement de relations, soutien à l'apprentissage et à la croissance organisationnels, intégrité et respect
Compétences requises pour le poste
Communication, flexibilité, gestion de projet
Formation et expérience
La volonté d'apprendre est indispensable.
Diplôme en administration, en commerce ou dans un domaine connexe.
Deux ans d'expérience OU une combinaison équivalente de formation est un atout.
Connaissances et compétences
- Capacité à communiquer efficacement.
- Compétences en conception et planification d'événements.
- Excellentes capacités d'organisation, de multitâche et d'attention aux détails.
- Flexibilité et orientation vers les résultats.
- Résolution de problèmes.
- Maîtrise de la communication écrite et orale en anglais et en français.
- Maîtrise des suites bureautiques Microsoft.
Conditions de travail
Le travail s'effectue généralement à distance. Doit être capable de se déplacer pour des réunions et des activités de l'ISAC si nécessaire. Disposition à faire des heures supplémentaires et/ou à travailler le week-end si nécessaire pendant les périodes de pointe ou en raison des exigences de l'entreprise.
Échelle salariale : 55 000 $ - 70 000 $
Postulez par courriel en fournissant votre CV et une lettre de couverture détaillant comment vous répondez aux critères de connaissances et de compétences ci-dessus.
info@iccs-isac.org
